5 promjena koje možete očekivati u sastajaonici nakon završetka epidemije

Ništa zlo ne slutivši i pun očekivanja, početkom 2019. krenuli smo prema novim ciljevima. Bezbrižno smo putovali još u siječnju, a možda i u veljači, a onda smo se one nesretne 16. ožujka morali suočiti s epidemijom. Godinu dana poslije još uvijek smo u istoj situaciji.

Naši su se domovi pretvorili u urede. »Čujete li me« postao je novi pozdrav, a Zoom (i slični alati) naša nova veza s vanjskim svijetom. Srećom, nadam se, uskorom smirivanjem pandemije neće trajati vječno ni takav način života.

Uz prilagođeni način rada stekli smo i nove vještine, a očekivati je da ćemo ih koristiti i nakon pandemije.

Poslovni prostor budućnosti, odnosno prostor za rad, bit će mješavina rada na daljinu i rada u uredu. Tvrtke i organizacije koje se uspješno prilagode takvom okruženju i načinu rada imat će konkurentsku prednost.

1. BYOM je novi BYOD

Trend BYOD (engl. Bring Your Own Device), odnosno »ponesi svoj uređaj«, posljednjih se godina snažno učvrstio na različitim radnim mjestima i postao dio digitalne strategije tvrtki. Time su se povećavale fleksibilnost, produktivnost i udobnost zaposlenika pri korištenju digitalnih uređaja. BYOM (engl. Bring Your Own Meeting), odnosno »ponesi svoj sastanak«, nadogradnja je prethodnog modela i najnoviji trend: rad je danas uvelike vezan uz videokonferencijske sastanke.

Uređaji za BYOM, namijenjeni suvremenim sastajaonicama, već uključuju interaktivni zaslon, mikrofon i kameru. Uz pametan softver za sastajaonice korisnici se svojim uređajima mogu bežično povezati i pokrenuti konferencijski poziv putem svoje omiljene videokonferencijske platforme. To je bolje nego koristiti već postavljenu konvencionalnu (i krutu) videokonferencijsku opremu koja je sastavni dio tradicionalne sastajaonice. Uz BYOM korisnici koriste videokonferencijski sustav koji poznaju i svakodnevno rabe, a povezivanjem sa suvremenim interaktivnim zaslonom u sastajaonici iskorištavaju i modernu opremu za suradnju na daljinu.

Uz pametne alate poput pisanja bilježaka i oznaka (anotacija) na zaslonu, zajedničkog korištenja datoteka i dijeljenja zaslona suradnja je još jednostavnija. Tako vrlo lako nadzirete što vaši sugovornici ili publika gledaju. Na taj se način sastanak ili prezentacija mogu jako približiti klasičnima, kad su svi korisnici u istoj prostoriji.

Dok sve više radnih prostora postaje hibridno, a timovi rade s odvojenih lokacija, oprema sastajaonice morat će podržavati međusobnu povezanost i interoperabilnost različitih uređaja i aplikacija. To se osobito odnosi na videokonferencije.

2. Povezanost i interoperabilnost različitih uređaja

Zacijelo ste se i sami pitali koju platformu koristiti za videokonferencije i gotovo sigurno zaključili da ne postoji samo jedan sustav koji biste mogli koristiti. Čak i ako ste odredili sustav koji želite koristiti u svojoj tvrtki, to još ne znači da ga možete koristiti i sa sugovornicima izvan tvrtke. Suradnja ovisi i o tome kakvu opremu ima vaš sugovornik na drugoj strani te koji sustav za videokonferencije koristi, odnosno koji najbolje zna koristiti. U 2021. oprema sastajaonice mora podržavati više vrsta videokonferencijskih platformi i povezivanje s različitim tipovima uređaja.

Povezanost i interoperabilnost različitih uređaja na radnom mjestu znači učinkovitu automatiziranu razmjenu podataka između aplikacija, baza podataka i sustava. Prednosti su veća produktivnost, manje pogrešaka i niži troškovi.

Što se videa tiče, nedostatak međusobne povezivosti konferencijskih platformi veliki je izazov za IT administratore i krajnje korisnike. IT administratori moraju se nositi s kaosom upravljanja većim brojem platformi, a pritom pratiti i moguće sigurnosne rizike korištenja pojedine platforme.

U okruženju u kojem korisnici koriste brojne platforme poput BlueJeansa, Webexa, Teamsa, Zooma, GoToMeetinga, Skypea, Google Meeta, Lifesizea i Polyja, razdoblje krutih informacijskih sustava koji rade samo s jednim alatom za videokonferencije privodi se kraju. Zato vam je nužan prilagodljiv, dostupan i međusobno povezljiv sustav koji istodobno jamči i informacijsku sigurnost. Takav sustav osigurava Clevertouch svojim ekosustavom za poslovnu uporabu – sustavom i interaktivnim zaslonom UX Pro. S ciljem da objedine ili podrže sve spomenute platforme putem jedne jedinstvene tehnologije, dodali su i vlastitu platformu za virtualnu suradnju Stage. Namijenjena je onima koji još nisu odabrali videokonferencijsku platformu ili im je potrebna dodatna, rezervna platforma za slučaj problema s primarnom.

3. Susret licem u lice ne može se zamijeniti

Iako nam je sada ugodno što smo tijekom poslovnih videokonferencijskih sastanaka odjeveni samo do pojasa, a dolje u trenirci, videopozivi dugoročno vjerojatno neće zamijeniti fizičke susrete. Ljudi smo društvena bića kojima su potrebni fizički kontakti i interakcija s drugim ljudima. Tehnologija to naravno ne može nadomjestiti.

U jednom nedavnom istraživanju samo je 16 % ispitanika izjavilo da bi se željelo zauvijek oprostiti od ureda na poslu. Njih 71 % izjavilo je da im nedostaje neformalno čavrljanje s kolegama u uredu. Taj me podatak ne iznenađuje jer većina nas želi fizičku interakciju, odnosno druženje s drugim ljudima.

Drugi je problem povremena ili spontana razmjena znanja, ideja i vještina, uobičajena u većini ureda, koju je teško provoditi na digitalnim komunikacijskim platformama poput Zooma ili Microsoft Teamsa i sličnih. Da bi hibridni rad dugoročno bio uspješan, zaposlenici moraju pronaći pravu ravnotežu. Poznata američka stručnjakinja za suradnju između ljudi i računala Judith Olson predlaže mješavinu osobne suradnje i timske interakcije u uredu u kombinaciji s usredotočenim samostalnim radom koji možemo obavljati od kuće.

4. Vrijeme je dragocjeno, dobro ga iskoristite

30 – 61 minuta. To je prosječno trajanje sastanka. S obzirom na broj sastanaka koje planiramo svaki dan, trošimo mnogo vremena na »suradnju«. No je li to vrijeme doista dobro potrošeno?

Kad je riječ o planiranju sastanaka, u budućnosti će kvaliteta sastanaka morati prevladati nad njihovom količinom.

Budući da se ove godine broj naših sastanaka smanjio, to je ujedno bila prilika da razmislimo koji su doista važni. Otprilike po načelu »ako ne morate biti na sastanku, jednostavno mu ne prisustvujte«. Ako nešto možete brzo utvrditi ili riješiti kratkim petominutnim pozivom, upotrijebite telefon.

5. Trebaju vam prava oruđa

Možda i nije iznenađujuće da je 79 % ispitanih donositelja odluka povećalo proračun za digitalnu transformaciju kao izravan odgovor na pandemiju. U našoj smo tvrtki kao kvalificirani DIH savjetnik već pomogli mnogim poduzećima. Proizvođači tehnologija za suradnju neizbježno će imati ključnu ulogu u prilagodbi ponude proizvoda koji će podržavati hibridni model nastao u posljednjih godinu dana. Kako biste zadržali ili povećali konkurentsku prednost pred ostalim tvrtkama, savjetujem vam prijelaz na korisniku prihvatljiviju, fleksibilniju IT infrastrukturu. Prijelaz s tradicionalne opreme na suvremenu, prilagođeniju današnjem vremenu napravite što prije i naravno u skladu sa svojim mogućnostima.

U Clevertouchu toga su vrlo svjesni i prepoznali su izazove s kojima se suočavaju mnoge tvrtke. Zato su stvorili vlastiti poslovni ekosustav UX Pro u kojem korisnicima, uz pomoć certificiranih tehnoloških partnera, osiguravaju jedinstven sustav koji je suvremen, povezljiv i otvoren, a ujedno vrlo intuitivan za korištenje. Svjesni su i toga da je, unatoč korisniku prilagođenom iskustvu uporabe tehnologije, vrlo važna, pa i ključna, podrška korisnicima, zbog čega i tome posvećuju mnogo vremena.