Hibridni način rada – novi standard na radnom mjestu
Još je 1993. guru menadžmenta Peter Drucker tvrdio da je „vožnja na posao u ured zastarjela“ te da informacije treba dostaviti tamo gdje su ljudi. Gotovo 30 godina kasnije, nakon pandemije koronavirusa, svijet je doista shvatio njegovu misao. Možda ste i sami primijetili da se način rada u uredu sada pomalo razlikuje od onoga od prije nekog vremena?
Vaš ured može biti vaš stol u kuhinji, a ako ste se vratili u ured, to je možda samo nekoliko dana u tjednu? Brojna svjetska radna mjesta zbog nedavne pandemije sada prihvaćaju politiku „hibridnog načina rada“. O tome što hibridni način rada znači, strahovima, prednostima, nedostacima i savjetima za bolju hibridnu suradnju više u nastavku članka.
Što je uopće hibridni način suradnje i kakve veze ima s radom na daljinu?
Kao što samo ime govori, hibridni rad je mješoviti pristup radu u kojem dio radnog vremena provodite na licu mjesta u uredu, a drugi dio radite na daljinu (tj. od kuće ili s neke druge lokacije koja nije ured). Pritom umjesto uobičajene suradnje uživo surađujete putem videokonferencijske veze i koristite različite tehnologije za suradnju. Hibridna suradnja znači da u sastajaonici na sastanku može biti prisutno tek nekoliko sudionika, dok se ostali povezuju od kuće ili s drugih lokacija.
Zašto se cijeli „svijet“ bojao uvođenja rada na daljinu?
U prošlosti je menadžerima rad na daljinu zbog nedostatka nadzora izazivao strah, nesigurnost i nepovjerenje, pa mnogi nisu bili skloni takvom načinu rada. Prije COVID-a 19 procjenjivalo se da je samo 3,6 % ljudi dio radnog vremena radilo od kuće. Dio uzroka možda je jednostavno posljedica straha od nepoznatog, osobito kod onih koji vode skupinu ljudi. Nedvojbeno postoje menadžeri koji zamišljaju da zaposlenici koji rade po načelu slobodnog izbora ne obavljaju svoj posao kao što bi ga inače obavljali u uredu. Njihov mrežni status pritom je uvijek postavljen na „zauzet“. No oni koji su zbog pandemije morali raditi na daljinu svjedoče da to nipošto nije tako. Brojke su zapravo upućivale na povećanje broja radnih sati dnevno zbog ograničenja rada od kuće. Analiza poslanih e-poruka i sastanaka 3,1 milijuna radnika na daljinu u 16 velikih gradskih područja tijekom razdoblja karantene pokazala je da se prosječan radni dan produljio za 8,2 %, odnosno za gotovo 50 minuta. To je bila ponajprije posljedica pisanja e-pošte i sudjelovanja na sastancima izvan službenog radnog vremena (istraživanje HBS, 2020.).
U razdoblju karantene prosječan radni dan produljio se za 8,2 %, to jest za gotovo 50 minuta.
Neplanirani porast hibridnog rada
U ožujku 2020. dogodilo se neplanirano probno pokretanje rada na daljinu i općenito su rezultati bili prilično pozitivni. Global Workplace Analytics provjerio je između ožujka i travnja 2020. rad od kuće na više od 3000 zaposlenika diljem svijeta i utvrdio da 68 % svjetske radne snage ima pozitivno iskustvo rada od kuće. Osim toga, s rezultatima je bilo zadovoljno i 70 % menadžera. Pojedinci su otkrili da imaju više vremena za usredotočenost na zadatke te da su zbog manje prekida dobili dodatnih 43 minute dnevno. Godine 2015. stanfordski ekonomist Nicholas Bloom objavio je članak o kineskoj tvrtki Ctrip. Tvrtka je nakon devet mjeseci rada od kuće zabilježila 13-postotno povećanje produktivnosti, što je značilo gotovo jedan dodatan dan proizvodnje tjedno. Rad na daljinu stvara i fleksibilniju i uključiviju radnu strukturu za one koji imaju obveze skrbi ili smanjenu pokretljivost. Zaposlenicima omogućuje da svoja radna mjesta prilagode zahtjevima svojeg života i pronađu bolju ravnotežu između posla i privatnog života. Tvrtkama nudi priliku da prošire doseg kad je riječ o zapošljavanju novih talenata. Organizacije više neće biti ograničene na zapošljavanje iz radijusa od 20 do 30 km, što osigurava veći izbor talenata i otvara uloge većem broju potencijalnih kandidata.
Što pri hibridnom radu može poći po zlu?
Naravno, rad od kuće ima svoje prednosti – ne može se poreći užitak ponedjeljka ujutro bez vožnje, u kojem se ne morate brinuti o peglanju košulja ili pakiranju marende. No kao i sve, i to ima svojih nedostataka. Istraživanja su pokazala da je veća vjerojatnost da ćete tjedno raditi više sati kad ste „na daljinu“ nego kad radite u uredu. Jeste li u petak navečer ikad krišom zavirili u e-poštu ili otkrili da ste u 22 sata otvorili prijenosno računalo kako biste dokumentu dodali nekoliko napomena? Niste sami. Stručnjaci smatraju da se granice između posla i doma brišu kad vaš dom postane stalni ured. Umjesto da navečer ostavite posao na poslu, posao je upravo u vašem domu. Metaanaliza koju je provela ILO (2017.) u 10 zemalja EU-a otkrila je povezanost između rada na daljinu i povećanog prekovremenog rada. U Ujedinjenom Kraljevstvu studija je izvijestila da nedostatak jasnih granica između posla i slobodnog vremena često znači da je radni dan zapravo raspoređen na dulje razdoblje.
Korisni savjeti za dobar hibridni rad
Judith Olson, stručnjakinja za rad na daljinu i profesorica na Kalifornijskom sveučilištu Irvine (UCI), velik je dio karijere posvetila istraživanju područja rada na daljinu. Postoje dokazi da pri neprekinutom radu kod kuće obavite znatno više samostalnog posla. Pritom, međutim, trpi aspekt suradnje. Nalazi istraživanja stoga preporučuju mješoviti pristup. Postoji nekoliko korisnih praksi koje možete primijeniti kako biste svoje vrijeme kod kuće i u uredu iskoristili što bolje.
1. Prilagodite zadatke svojoj lokaciji
Kad je riječ o zadacima koji traže duboku usredotočenost bez ometajućih čimbenika, poput pisanja izvješća ili provođenja istraživanja, više će vam koristiti ako ih obavljate kod kuće, gdje je manje vjerojatno da će vas ometati ljudi koji od vas traže uslugu ili žele samo malo čavrljati u uredu.
Za zadatke koji se više temelje na suradnji, poput grupnog osmišljavanja ideja (brainstorminga) ili rada na timskim zadacima, ured je najbolje mjesto, jer ćete uz prisutnost drugih moći prikupiti različite perspektive. Naravno, važan je i društveni aspekt druženja na radnom mjestu. Društveni kapital nešto je za što će se tvrtke morati zalagati kako bi ga omogućile u dovoljnoj mjeri ako ubuduće budu uvodile rad od kuće – osobito za nove zaposlenike.
2. Odredite pravila ili smjernice virtualne suradnje
Ako je netko tko radi od kuće nedostupan, to voditelju ili suradnicima koji su u međuvremenu u uredu može dati pogrešan dojam da ne obavlja svoj posao. Tome se možemo izbjeći postavljanjem realističnih očekivanja i smjernica o vremenima odziva te poticanjem osoblja da koristi postavku „ne ometaj“ kad mu je potrebno neprekinuto vrijeme za usredotočenost.
3. Stvorite prostore za sastanke koji podržavaju hibridne sastanke
Mnoge su tvrtke u vrijeme pandemije provodile potpuno hibridni način rada, što je značilo da je u uredu bilo 30 % zaposlenika, a ostali su radili od kuće. Pritom su se osobe tjedno izmjenjivale između rada u uredu i rada od kuće. Mnoge su se tvrtke nakon dobrih iskustava iz protekle dvije godine odlučile za prijelaz na hibridno poslovanje.
Klasičan primjer hibridnog poslovanja jest da članovi tima, primjerice, 2 dana tjedno rade od kuće, a zatim se 3 dana tjedno nalaze u uredu kako bi surađivali uživo. Od ta tri radna dana 2 su određena, a 1 je „plutajući“. To znači da se po potrebi može prilagođavati. Kako bi se omogućila hibridna suradnja, ključno je oblikovanje prostora za sastanke i odgovor na pitanje postavljamo li svima jednake uvjete za suradnju. To znači da treba razmisliti o kvaliteti zvuka i videa, rasporedu prostora i pobrinuti se da nas virtualni sudionici tijekom sastanka dobro čuju.
Ključno je i da se videopozivi mogu jednostavno koristiti na različitim platformama, jer ne koriste svi klijenti i partneri, primjerice, Zoom. S našim digitalnim ekosustavom Clevertouch, opremljenim aplikacijama za virtualnu suradnju i videokonferencijskom kamerom postavljenom na zaslon sastajaonice ili govornice, prostori za sastanke u potpunosti su opremljeni za održavanje hibridnih sastanaka. Videopozive na zaslonu možete lako pokrenuti jednostavnim dodirom po ekranu ili klikom bežičnog miša. Tako članovi domaćeg tima ili drugi sudionici mogu biti virtualno prisutni u vašoj sastajaonici. Za pozive s klijentima ili partnerima na istom zaslonu samo dodirom možemo koristiti različite platforme za videokonferencije: Webex, Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting, BlueJeans, Skype for Business, Google Meet, Lifesize i druge.
Odabir prave tehnologije je ključan
U Clevertouchu su toga vrlo dobro svjesni i prepoznali su izazove s kojima se suočavaju mnoge tvrtke. Zato su stvorili svoj poslovni ekosustav UX Pro, u kojem korisnicima, i uz pomoć certificiranih tehnoloških partnera, osiguravaju jedinstven sustav koji je suvremen, povezljiv i otvoren, a ujedno vrlo intuitivan za korištenje. Svjesni su i da je, unatoč korisniku prijateljskom iskustvu korištenja tehnologije, vrlo važna, pa čak i ključna, podrška korisnicima, zato i tome posvećuju mnogo vremena.
Interaktivni zasloni Clevertouch Videokonferencijski sustavi