Huddle Room ili sobe za suradnju

Prije gotovo 40 godina provedeno je istraživanje koje je otkrilo da je 85 % zaposlenika u SAD-u izjavilo da im trebaju radna mjesta na kojima ih nitko neće ometati kako bi mogli raditi usredotočenije. Uslijedio je trend izgradnje tisuća uredskih niša s visokim pregradnim zidovima kako bi tvrtke udovoljile željama svojih radnika.

Dvadeset godina kasnije, u sličnom su istraživanju zaposlenici tu teoriju gotovo posve preokrenuli, a njih 50 % tvrdilo je da im treba više pristupa drugim ljudima i veća interakcija. Tvrtke su odgovorile preuređenjem poslovnih prostora u otvorenije prostore. Počeli su nastajati uredi otvorenog tipa. Zatvoreni prostori namijenjeni individualnom radu osjetno su se smanjili.

Prednosti otvorenijeg, opuštenijeg ureda nedvojbeno su poticanje timskog rada, suradnje, interakcije, a i smanjenje stresa.

Naravno, ni takvi uredi otvorenog tipa nisu posve bez nedostataka – ometanja, nedostatka privatnosti, manje koncentracije.

Glavni je problem otvorenih ureda to što obuhvaćaju pristup »jedna veličina za sve«.

Unatoč činjenici da se sve više tvrtki danas odlučuje za otvorene urede, istodobno su svjesne i potrebe za privatnošću.

Huddle Room ili sobe za suradnju

Danas tvrtke koje obnavljaju ili grade nove prostore postavljaju takozvane Huddle Roome, odnosno namjenske sobe za suradnju manjeg broja ljudi. Tvrtke su takve sobe nazvale nadimcima poput Brainstorm soba, Focus Room ili još zabavnije, kao što su Far Far Away Room i Don't stop Believin' Room i sl.

Mnoge se tvrtke danas ugledaju na pravilo 80/20, ali u obrnutom smjeru nego nekoć. Umjesto 80 % uredskih niša s visokim pregradnim zidovima i 20 % zatvorenih prostora za suradnju, tvrtke se radije odlučuju za 80 % otvorenih ureda za suradnju i 20 % prostora namijenjenih privatnim sastancima.

Mnoge kreativnije tvrtke obično postavljaju Huddle Roome sa staklenim zidovima ili poluzatvorene kutke za suradnju. U tim je sobama pažljivo odabran namještaj u brojnim izvedbama koji omogućuje opuštenu suradnju. Sve od inačica s udobnim foteljama i niskim klupskim stolovima do onih s visokim stolovima za sastanke u stojećem položaju. Obično se u takvoj sobi nalazi i interaktivni zaslon koji dodatno povezuje suradnju među ljudima. Takve su sobe s vanjske strane opremljene i sustavom za obavještavanje o zauzetosti i rezervaciji sastajaonice.

Kako su se preobrazbe prihvatili u tvrtki Deliveroo

Deliveroo je britanska tvrtka osnovana 2013. godine koja pomoću suvremenog i inovativnog sustava dostavlja hranu i piće iz različitih restorana na kućnu adresu u više od 200 gradova u Velikoj Britaniji, ali i drugdje u Europi, Aziji, na Srednjem istoku i u Australiji. Korisnik tako putem aplikacije može odabrati bilo koju hranu i piće iz brojnih uglednih restorana, koje mu tvrtka zatim dostavi na željenu adresu.

Lani su se preselili u nove prostore u Londonu koji ukupno mjere čak 16.000 m2. Na toj lokaciji radi gotovo 1.000 zaposlenika koji imaju na raspolaganju vlastitu teretanu, 27 potpuno opremljenih sastajaonica i krov s pogledom na rijeku Temzu.

Jedna od dvorana za sastanke zamišljena je kao košarkaško igralište, a umjesto koševa su dva golema zaslona. Ta se soba koristi za susrete velikih skupina ili sastanke na razini korporacije.

Osim tih 27 sastajaonica, ured ima i brojne »mirne zone«. Te su zone mješavina privatnih telefonskih govornica, soba s udobnim stolcima i razgibanih područja sa stolovima i ljuljačkama.

Deliveroo je odličan primjer korporacije koja ne slijedi pristup »jedna veličina za sve«. Razumiju da otvoreno planirani uredi potiču suradnju i interakciju u organizaciji. No svjesni su i toga da neke skupine ljudi trebaju svoj prostor za rad na konkretnim projektima.

Tehnologije za suradnju

Tehnologije za suradnju nisu prikladne samo za velike sastajaonice ili konferencijske sobe. Danas su dostupne tehnologije koje potiču suradnju upravo u tim uredima otvorenog tipa s manjim zatvorenim prostorima i kutcima namijenjenima sastancima. Dobro je što su danas te tehnologije dostupne i manjim i mikro tvrtkama.

Rješenja za timsku suradnju koja omogućuju kreativno razmišljanje, brainstorming, digitalnu anotaciju (označavanje i dodavanje bilješki) i povratne informacije u tim su otvorenim uredima nezamjenjiva. Takva rješenja omogućuju spontanu suradnju, i s pojedincima ili timovima koji u vrijeme sastanka nisu u istom prostoru.

Budući da su ta područja suradnje češća i opuštenije uređena, zaposlenici se s druge strane osjećaju kao kod kuće i ugodnije razmjenjuju ideje i potiču druge.

Zašto onda ne bismo današnje urede okrenuli naglavačke, kao što je to učinio Deliveroo? Tako ponudite suradnju u otvorenom prostoru, a uz nekoliko odvojenih prostora osigurajte privatnost i usredotočenost pojedinaca ili manjih skupina ljudi pri manjim dnevnim sastancima, zajedničkim zadacima ili drugim projektima.