Kakav bi sastanak trebao biti da ga ne biste mrzili?
Priznali to ili ne, poslovni sastanci i dalje imaju važnu ulogu u poslovnom svijetu. Praktički su nužni jer se na njima delegiraju zadaci, razmjenjuju ideje i traže rješenja. Postoji dakle više vrsta sastanaka.
Kvalitetan sastanak
Zasigurno nijedan poslovni sastanak nije namijenjen „političkoj raspravi” u kojoj 90% sudionika samo pasivno sluša ili čak preslušava sadržaj. Za kvalitetan sastanak vrlo je važno da se sudionici na njega pripreme. Bez obzira na vrstu sastanka. Na sastanku su tako:
usredotočeniji,
kreativniji,
sudjeluju u raspravi,
predlažu više ideja ili rješenja,
sastanak traje kraće i učinkovitiji je.
Tehnološka nadogradnja sastanaka
Kvalitetan poslovni sastanak možete nadograditi i tehnološkim rješenjima koja su trenutačno najaktualnija u poslovnom svijetu i koriste se za nadogradnju sastanaka. Neka od tih rješenja i korisničkih iskustava opisana su u nastavku.
- Skype for Business – „Sastanak na dlanu.” Aplikacija je namijenjena za uporabu na iPhone i Android uređajima. Omogućen je uvid u podsjetnik sastanaka prema pripremljenom rasporedu. Dodirom tipke na mobilnom telefonu već ste prisutni na sastanku „uživo”.
- Join.me - Podijelite svoj zaslon, podijelite svoja doživljaje. Brzo i jednostavno. Besplatna aplikacija jednostavna je za uporabu. Korisnicima pošaljite pristupni kod i već ste povezani, već komunicirate.
- Basecamp - Izuzetno korisna web aplikacija za timski rad u kojoj se razmjenjuju zajedničke datoteke, mišljenja, rasprave, komentari. Odličan alat za pripremu sadržaja za zajednički sastanak.
- Clevershare - Clevershare je u svjetskim razmjerima jedina aplikacija koja omogućuje dvosmjernu komunikaciju izravno sa zaslonom. Može se povezati čak 32 korisnika.
- Suradnja i nadzor - Bežični Clevertouch uređaj ili kabel samo priključite na USB ulaz svojeg računala i odmah možete izravno na interaktivnom zaslonu koristiti svoj uređaj. Nova tehnologija automatskih bežičnih ažuriranja svakom Clevertouch interaktivnom zaslonu na daljinu omogućuje preuzimanje novih rješenja i verzija programske opreme. U velikim sustavima administratori, voditelji projekata i osobe za podršku korisnicima odsad s jednog mjesta mogu upravljati i nadzirati čak nekoliko stotina Clevertouch zaslona.
- Montage - Bežični kolaboracijski sustav Montage koristi se u sastajaonicama diljem svijeta i tvrtkama pomaže da sastanke učine učinkovitijima i produktivnijima. Montage osigurava da sudionici sastanka mogu dijeliti svoje sadržaje na brz, jednostavan, pouzdan i učinkovit način u visokoj razlučivosti. Sustav Montage radi odakle god, s bilo kojeg uređaja i uz minimalnu potrošnju propusnosti. Potonje rješenje namijenjeno je i onima koji u određenom projektu surađuju iz većih udaljenosti. I onih koje nisu tako velike, ali zahtijevaju puno vremena.
Suradnja na daljinu
Primjer: vaš klijent je u Kranju, a vi ste iz Maribora. Ugovor ste već sklopili. Sada je vrijeme za operativne sastanke. Vaš put iz Maribora traje gotovo 2 sata, ovisno o prometu. U Kranju ćete provesti recimo 2 sata. I toliko da se vratite u Maribor. Dakle, za operativni sastanak koji traje 2 sata potrošit ćete čak 6 sati. Što praktički znači gotovo cijeli (radni) dan.
Kako se uhvatiti ukoštac s poboljšanjem sastanaka i suradnje?
Ako ste čvrsto odlučni da ćete sastanke u svojoj tvrtki napokon prebaciti u višu brzinu, predlažemo da pročitate priručnik „52 Tips for Killer Meetings”.