Povratak u budućnost: kako se opremiti za hibridne sastanke

Mjere zbog pandemije polako se ublažavaju jer broj zaraženih polako, ali ustrajno opada. Uskoro će se ponovno omogućiti poslovne priredbe, kongresi i sajmovi bez ograničenja broja sudionika. Naravno, i dalje pod određenim uvjetima. U tom smo se vremenu već prilagodili u poslovanju i uz pomoć digitalnih tehnologija pronašli put do drukčije, ali ipak učinkovite suradnje. Nekoliko istraživanja i prognoza upućuje na to da će se poslovna putovanja u idućim godinama povećati tek na 1/3 onih koja su bila prije epidemije. Pred vratima je poslovna konferencija Infosek, koja je već prošle godine izvedena na hibridni način: konferenciju je uživo pratilo oko 200 sudionika, a njih 300 pratilo ju je preko Zooma.

1. Kako će izgledati suradnja 2022. i ubuduće?

Usuđujemo se tvrditi da će se poslovni sastanci i dalje održavati pomoću virtualnih susreta. Virtualni poslovni susreti ujedno su napredak digitalne transformacije u tvrtkama, iako ju je Covid-19 znatno ubrzao. Virtualni sastanci imaju brojne prednosti, ali i svoje nedostatke. Pogledajmo neke od njih:

Prednosti hibridnih susreta

1. Manje troškova poslovnih putovanja

Manje putovanja znači manje troškova za kupnju zrakoplovnih karata, smještaj, hranu… Ta se ušteda može uložiti natrag u tvrtku, u istraživanje i razvoj, zapošljavanje dodatne radne snage, osobni razvoj zaposlenika i slično.

2. Veći pristup klijentima i suradnicima na drugim lokacijama

Iako virtualni sastanci nemaju određene elemente osobne interakcije, ipak omogućuju dijeljenje ideja sa širim krugom ljudi te tako povećavaju mogućnost suradnje i razmjene.

3. Više radnog okruženja za one koji ionako ne mogu putovati

Uvođenjem virtualnih sastanaka oni su pristupačniji svakome tko im se mora pridružiti, čak i ako je taj sudionik u inozemstvu ili radi od kuće. Ili je možda odsutan zbog skrbi za djecu i slično. Virtualni sastanci tako povećavaju sudjelovanje na sastancima, jer se oni koji se iz raznih razloga ne mogu fizički odazvati bitno lakše uključuju na virtualan način.

4. Prijateljski prema okolišu

Dobro je poznata činjenica da zrakoplovi spadaju među najveće izvore emisija CO₂ u atmosferu. Ako se sastanci (ili barem njihov dio) pripremaju u virtualnom okruženju, istodobno se pridonosi i manjem ugljičnom otisku. Taj način rada čini naše poslovanje održivim.

Nedostaci hibridnih susreta

1. Manje osobnog kontakta „oči u oči“

Iako konferencijski pozivi imaju mnogo prednosti, mi smo ljudi društvena bića koja vole druženje. Zacijelo u videokonferencijskom pozivu nema toliko interakcije kao uživo. Isto tako, tijekom razgovora ne primjećujemo toliko govor tijela, mimiku lica i energiju koju sugovornik zrači u prostoru.

2. Tehnička opremljenost

Za pristup sastanku potrebna je određena tehnička opremljenost i odgovarajuća infrastruktura. Ako je sudionik nema, to može biti velik izazov. Danas oprema mora omogućivati povezivanje s različitim konferencijskim platformama, kao što je Clevertouch UX Pro ekosustav.

3. Manje mogućnosti putovanja

Putovanja nas privlače. Mnogi kandidati za visoke položaje koji se natječu za radno mjesto pitat će za mogućnost poslovnih putovanja. Budući da su ona trenutačno osjetno smanjena i ni ubuduće se neće vratiti na istu razinu kao prije epidemije, tvrtke će se morati uhvatiti u koštac s izazovom kako ta putovanja nadomjestiti tako da i dalje budu privlačne pri traženju novih zaposlenika.

2. Kako možete nadomjestiti poslovna putovanja?

1. Pobrinite se za upotrebljivost prostora za suradnju

Kao što su obrazovne ustanove i tvrtke pronašle način da svoj osnovni posao presele u virtualne sjednice, tako će ubuduće sve više drugih tvrtki stvarati virtualne konferencijske prostore u kojima će ugošćivati virtualne susrete i događaje.

2. Uložite u prostore za hibridne susrete

Suvremena oprema omogućuje svakome da u sastajaonicu donese svoj sastanak i izvede ga pomoću svojeg uređaja. S Clevertouch UX Pro u svoje prostore možete donijeti suvremen poslovni ekosustav koji je otvoren za sve načine suradnje.

3. Kako organizirati hibridne susrete u svojim prostorima?

Hibridni susreti odvijaju se manje-više kao klasični. Za njih vrijede ista pravila. Sastanci moraju biti korisni, imati svoju svrhu te poticati suradnju i doprinos sudionika.

Sastanak neka bude usmjeren tako da što više uključuje sudionike.

Prije sastanka vrijedi se zapitati:

• Koja je svrha susreta?
• Tko sudjeluje?
• Gdje će se održati?
• Je li soba dovoljno opremljena za razmjenu zvuka / videa?
• Tko će moderirati odnosno prezentirati?
• Na kojoj će se video platformi održati?
• Mogu li sudionici tijekom sastanka pristupiti odgovarajućim izvorima / dokumentima?
• Treba li uzeti u obzir vremenske razlike?
• Što očekujete od sastanka?

4. Odabir prave tehnologije je ključan

U Clevertouchu su toga vrlo dobro svjesni i prepoznali su izazove s kojima se suočavaju mnoge tvrtke. Zato su stvorili svoj poslovni ekosustav UX Pro, u kojem korisnicima, i uz pomoć certificiranih tehnoloških partnera, osiguravaju jedinstven sustav koji je suvremen, povezljiv i otvoren, a ujedno vrlo intuitivan za korištenje. Svjesni su i da je, unatoč korisniku prijateljskom iskustvu korištenja tehnologije, vrlo važna, pa čak i ključna, podrška korisnicima, zato i tome posvećuju mnogo vremena.

Interaktivni zasloni Clevertouch Videokonferencijski sustavi